A kezdő cégalapítók, vállalkozók vagy azok, akik még csak gondolkodnak a cégalapításban, nagyon jól tudják, hogy cégük nem működhet székhely nélkül. Ahhoz azonban, hogy székhelye legyen a cégnek, szüksége van az embernek tőkére, amit általában a cégtől szeretne várni, így a cégalapítás gondolata sokszor már ennél a pontnál hiú ábrándnak tűnik. Mivel a cégalapításkor általában nincs pénz egy ingatlan megvásárlására, ahová a székhelyet tehetné, így valójában egy igazi megoldás van arra, hogy mégis létrehozhassa a kívánt vállalkozást.
A székhelyszolgáltatók egy ingatlant biztosítanak megfelelő összegért cserébe, ahol a szerződés megkötésének pillanatától a cég székhelye lesz. Ide érkeznek a levelek, csomagok, és ügyintézéskor is ezt a címet kell megadni
Sokan a saját címüket adják meg, mint a cég székhelyét, ám ez nem tesz jót a családi békének. Minden egyes üggyel, ami a céghez kapcsolódik, otthon fogják zavarni, és az esetleges bírósági eljárásokat is itt fogják elkezdeni, így például fizetésképtelenség esetén nem a cég, hanem a lakásban található vagyontárgyakat fogják elszállítani, illetve a cég bezárása esetén a lakást is lezárhatják, ami a család felnőtt és a kiskorú tagjaiban is mély nyomot hagyhatnak, így nem ajánlatos otthonunkra írni a cég székhelyét. Gondoljunk mindig az esetleges ballépésekre!
2012. március 1-ig az ügyvédi irodákban is lehetett a székhely, ezt viszont megszűntették. Így tehát azoknak, akiknek szükségük van székhelyre, de nem akarnak konkrét irodát építtetni, annak a céghely szolgáltató marad.
Cégalapítás
A cégalapítással egybekötött székhelyszolgáltatás általában valamilyen kedvezménnyel jár együtt. A székhelyszolgáltatás mellé sok szolgáltató csomagjában találhatunk olyan lehetőséget, ahol egy darab cég alapítása ingyenes, és még bélyegzőt vagy számlázó programot is adnak hozzá. Persze általában ez egybefügg valamilyen több éves hűségnyilatkozattal is. Az alapcsomagokban általában 10-20 ezer forintba kerül a cégalapítás.
Székhelyszolgáltatás Budapesten
Budapesten, főleg a belvároson belül több olyan ingatlan is létezik, amelyeket székhelyszolgáltatók adnak ki a különböző cégeknek. Ez megkönnyíti a cégek ügyintézését, a csomagok átvételét. Budapest szinte minden kerületében található székhelyszolgáltató, olyan forgalmas, központi területeken, mint a Bécsi út, a Király utca, vagy a Nagytétényi út. A céghelyek bérlése általában havi 1000 és 2000 forint között mozognak, persze a külön szolgáltatásokkal együtt ez az összeg növekedhet. Sok cég írat hűségnyilatkozatot rövidebb, hosszabb időre, de általában 30 napos visszamondási jogunkkal élhetünk. Arra is érdemes odafigyelni, hogy a szolgáltató váltást általában valamivel szankcionálják, legfőképpen a változásokkal járó munka díját kérik el, de emellett illetéket és közzétételi díjat is elkérhetnek.
Virtuális iroda
A székhelyszolgáltatók által nyújtott lehetőségek mellett ott van még a virtuális iroda. Ez általában olyan cégeknek éri meg, akik ritkán, vagy soha nem tartózkodnak irodai környezetben, de szeretnének elérhetőséget, illetve alkalomadtán tárgyalótermet bérelni. A virtuális iroda koncepciója abban az időben kezdett el megvalósulni, amikor az otthonról dolgozás is divatba jött. A virtuális iroda azonban több mint egy egyszerű, valós teret nem elfoglaló céghely. Valós kommunikációs asszisztálást is ad, recepciós, vagy virtuális asszisztens személyében. Emellett persze mindazzal az előnnyel rendelkezik, amivel a székhelyszolgáltatás által nyújtott céghely is.
A virtuális iroda tehát rendelkezik hivatalos postacímmel, ami az ügyfelekkel történő levelezést könnyíti meg. A virtuális iroda dolgozói személyesen intézik a telefonhívásokat, faxokat, e-maileket. Nem kell irodát vennie, bebútoroznia azt, nem kell számítógépes rendszereket kialakítania az irodában, és a napi teendők egy részét is leveszik a válláról, amennyiben levelezésének, e-mailjeinek, telefonjainak kezelését az irodára bízza.
Viszont emellett kaphat székhelyet, cégtábla kihelyezést, ha hosszabb időre szeretné igénybe venni a szolgáltatást, de némely cégeknél rövidebb, akár csak egy órás igénybevételt is kérhet. Virtuális irodát akkor is érdemes igénybe venni,ha még csak próbát szeretne tenni egy esetleges külföldi ágazat megalapításával, de nem akar rögtön irodát építtetni, vagy vásárolni. Ahogy azt már fent említettem, az irodák fenntartása és felszerelése, bebútorozása sok időt, energiát és pénzt igényel maga után, így egy virtuális iroda bérlése jó ötlet lehet, ha még csak barátkozik a külföldi cégalapítás gondolatával, de akkor is ha egyszerűen csak otthonról szeretné irányítani a cégét, de szüksége van egy asszisztensre.
Hivatali ellenőrzés
Amennyiben a tulajdonos nem tartózkodik a székhelyen, mert nincs saját irodája, illetve nem a saját lakása a székhelye, akkor is oda kell figyelnie arra, hogy minden rendben legyen egy hivatali ellenőrzés során. Sajnos egy virtuális iroda, vagy székhelyszolgáltató által biztosított céghely esetében sem szabadulhat meg a cégtulajdonos az ellenőrzésektől. A következőkre kell odafigyelni ebbe az esetben:
- Elsősorban szükség van egy feltűntetett cégtáblára a helyszínen. Emellett rengeteg papírnak kell lennie a helyszínen. Be kell mutatnunk a szerződést, ami tartalmazza, hogy milyen címen béreljük a helyet. Szükségünk van a társasági szerződésről és a cégbejegyzési végzésről egy másolatra, illetve egy dokumentáció, hogy a székhelyen átveszik a hivatali leveleket.
- Emellett meg kell hagynunk a cég iratőrzési címét és a saját elérhetőségeinket, hogy szükség esetén utolérhessenek az ügyintézők.
- A papírmunkától tehát itt sem szabadulhatunk meg, de lényegesen lecsökkennek a mindennapi teendők a székhelyszolgáltató cégek segítségével, tehát nem kell majd arra fordítania az összes idejét, hogy telefonokat, e-maileket, leveleket nézzen át, hanem az érdemleges munkára fordíthatja figyelmét.
